Einleitung
Die Fahrerkarte für den digitalen Tachographen ist ein kleines Stück Plastik, aber die Probleme, die entstehen, wenn etwas schiefläuft, sind alles andere als klein. Abgelaufene Fristen, verlorene Karten und Unklarheiten darüber, wer im Unternehmen für die Verwaltung der Karten zuständig ist, gehören zu den häufigsten Compliance-Problemen im Fuhrparkmanagement.
Dieser Leitfaden erklärt alles: Wo und wie Sie die Fahrerkarte beantragen, wann Sie sie verlängern müssen und was genau zu tun ist, wenn ein Fahrer seine Karte verliert oder sie gestohlen wird.
Was ist eine Fahrerkarte?
Die Fahrerkarte (auch Kontrollgerätkarte genannt) ist eine personalisierte Chipkarte, die jedem Berufskraftfahrer ausgestellt wird, der ein Fahrzeug mit digitalem Tachographen führt. Sie identifiziert den Fahrer und stellt sicher, dass die im Tachographen aufgezeichneten Lenk- und Ruhezeiten seiner Person zugeordnet werden.
Jeder Fahrer, der ein Fahrzeug mit digitalem Tachographen führt, muss die Fahrerkarte während der Fahrt im Gerät verwenden. Ohne die Karte kann das Kontrollgerät keine Daten auf dem persönlichen Fahrerprofil speichern.
Die Karte ist nicht übertragbar. Ein Fahrer, eine Karte. Sie darf nicht zwischen Fahrern geteilt oder weitergegeben werden.
Rechtliche Grundlage ist die EU-Verordnung Nr. 165/2014 über Tachographen im Straßenverkehr sowie das Fahrpersonalgesetz (FPersG) und die zugehörige Fahrpersonalverordnung (FPersV).
Wer stellt die Fahrerkarte in Deutschland aus?
In Deutschland gibt es keine zentrale Ausgabestelle. Die zuständige Behörde richtet sich nach dem Hauptwohnsitz des Fahrers und variiert je nach Bundesland. Zuständig sind je nach Region:
- Die Fahrerlaubnisbehörde (Straßenverkehrsamt oder Landratsamt) des Wohnsitzlandkreises
- TÜV oder DEKRA in verschiedenen Bundesländern
Das Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) ist zentrales Register für alle ausgestellten Fahrerkarten in Deutschland und an der Bearbeitung beteiligt. Häufige Fragen zur Fahrerkarte beantwortet das KBA in seiner FAQ.
Wo kann ich die Fahrerkarte beantragen?
Da es keine bundesweite Anlaufstelle gibt, hängt die Antwort vom Wohnort des Fahrers ab. Hier sind die direkten Wege:
Option 1: Online über das Bundesportal Viele Bundesländer ermöglichen die Antragstellung über das Bundesportal für Verwaltungsleistungen. Dort kann man den zuständigen Anbieter für den jeweiligen Wohnort suchen und den Antrag direkt starten.
Option 2: DEKRA DEKRA bietet die Ausstellung und Verlängerung der Fahrerkarte bundesweit an zahlreichen Standorten an. Unter dem verlinkten Servicebereich können Termin und Standort direkt gebucht werden.
Option 3: Lokale Fahrerlaubnisbehörde Bei der Straßenverkehrsbehörde oder dem Straßenverkehrsamt des Wohnsitzlandkreises. Ein konkretes Beispiel für Berlin: service.berlin.de, Fahrerkarte für digitalen Fahrtenschreiber. Andere Bundesländer bieten vergleichbare Online-Portale an.
Option 4: Behördennummer 115 Wer unsicher ist, welche Behörde zuständig ist, kann die einheitliche Behördenrufnummer 115 anrufen. Der Dienst leitet an die richtige Stelle weiter und ist in den meisten Bundesländern verfügbar.
Wie wird die Fahrerkarte beantragt?
Da der Fahrer persönlich erscheinen und ein Formblatt unterzeichnen muss, ist eine persönliche Vorsprache bei der zuständigen Stelle erforderlich. Antragsvordrucke können vorab online heruntergeladen und ausgefüllt werden. In vielen Regionen ist auch die Online-Terminbuchung möglich, zum Beispiel direkt über DEKRA oder das Bundesportal.
Erforderliche Unterlagen:
- Personalausweis oder Reisepass (bei Wohnsitz außerhalb der EU zusätzlich Arbeitserlaubnis oder Arbeitsvertrag).
- Aktuelles Lichtbild (3,5 cm x 4,5 cm, heller Hintergrund, keine Kopfbedeckung).
- Kartenführerschein (Führerschein im Scheckkartenformat).
- Vorhandene Fahrerkarte (bei Verlängerung oder Ersatzausstellung).
Kosten: Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus einer festen KBA-Gebühr von 12 Euro sowie einem Verwaltungsanteil nach der jeweiligen Landesgebührenordnung. In der Regel liegen die Gesamtkosten zwischen 30 und 41 Euro, zuzüglich etwa 3 bis 5 Euro Versandgebühr.
Bearbeitungszeit: Die Karte wird in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach Antragstellung zugestellt oder ist abholbereit.
Wichtiger Hinweis: In Deutschland ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, dem Fahrer die Kosten der Fahrerkarte zu erstatten. Dies hat das Bundesarbeitsgericht ausdrücklich entschieden.
Wie lange ist die Fahrerkarte gültig?
Die Fahrerkarte ist 5 Jahre ab Ausstellungsdatum gültig.
Das Ablaufdatum ist auf der Karte aufgedruckt. Notieren Sie es, sobald die Karte eintrifft. Im Fuhrparkmanagement empfiehlt es sich, die Ablaufdaten aller Fahrerkarten zentral zu erfassen und rechtzeitig Erinnerungen zu setzen, statt sich auf die einzelnen Fahrer zu verlassen.
Hinweis: Nach Erhalt einer neuen Fahrerkarte muss die alte Karte noch 28 Tage mitgeführt werden und ist auf Verlangen der Kontrollbehörde vorzuzeigen.
Wann und wie verlängern?
Die Verlängerung (Neubeantragung nach Ablauf) muss rechtzeitig vor dem Ablaufdatum eingeleitet werden, da die Bearbeitungszeit bis zu zwei Wochen beträgt.
Vorgehen:
- Antragsformular herunterladen oder bei der zuständigen Stelle anfordern.
- Persönlich bei TÜV, DEKRA oder der Fahrerlaubnisbehörde erscheinen.
- Vorhandene Fahrerkarte sowie die oben genannten Unterlagen mitbringen.
- Gebühren vor Ort begleichen.
Fährt ein Fahrer nach Ablauf der Kartengültigkeit weiter, verstößt er gegen die Vorschriften der EU-Tachographenverordnung. Bei Kontrollen durch das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) oder die Polizei drohen empfindliche Bußgelder, sowohl für den Fahrer als auch für das Unternehmen.
Was tun, wenn die Fahrerkarte verloren geht oder gestohlen wird?
Schritt 1: Verlust unverzüglich melden
Der Verlust oder Diebstahl muss umgehend bei der zuständigen Ausgabestelle (Fahrerlaubnisbehörde, TÜV oder DEKRA) gemeldet werden. Bei Diebstahl ist zusätzlich eine Anzeige bei der Polizei zu erstatten.
Schritt 2: Antrag auf Ersatzkarte stellen
Innerhalb von 7 Tagen muss bei der zuständigen Behörde der Antrag auf eine Ersatzkarte gestellt werden. Die Behörde verlangt eine Erklärung zu den Umständen des Verlustes in Form einer eidesstattlichen Erklärung. Die Kosten für eine Ersatzkarte liegen je nach Bundesland zwischen 60 und 85 Euro.
Schritt 3: Weiterfahren ohne Karte
Während der Bearbeitungszeit darf der Fahrer maximal 15 Kalendertage ohne Karte fahren, sofern dies zur Rückkehr des Fahrzeugs zum Betriebssitz erforderlich ist.
In dieser Zeit ist der Fahrer verpflichtet, zu Beginn und am Ende jedes Arbeitstages Ausdrucke aus dem digitalen Tachographen zu erstellen, auf denen er seine Aktivitäten dokumentiert. Diese Ausdrucke müssen während der Fahrt mitgeführt werden.
Dies ist keine Ausnahme oder Erleichterung. Es handelt sich um eine konkrete gesetzliche Anforderung mit klar definierten Dokumentationspflichten. Kontrolleure des BAG prüfen diese Ausdrucke routinemäßig.
Was tun, wenn die Fahrerkarte defekt ist?
Wenn die Karte beschädigt ist, der Chip aber intakt erscheint, testen Sie sie zunächst im Tachographen.
Funktioniert die Karte nicht mehr:
- Beantragen Sie eine Ersatzkarte mit derselben Dokumentation wie bei Verlust.
- Die defekte Karte ist der Ausgabestelle zurückzugeben.
- Ist die Fehlfunktion auf einen Materialfehler zurückzuführen, kann eine kostenlose Ersatzkarte ausgestellt werden.
Datendownload: Fristen laufen unabhängig vom Kartenstatus
Unabhängig vom Zustand der Fahrerkarte schreibt die EU-Verordnung vor, dass die Daten der Fahrerkarte mindestens alle 28 Tage und die Daten der Tachographeneinheit mindestens alle 90 Tage heruntergeladen werden müssen.
Ein Kartenverlust verschiebt diese Fristen nicht. Erhält der Fahrer nach 20 Tagen eine Ersatzkarte, muss diese innerhalb der nächsten 8 Tage ausgelesen werden, um compliant zu bleiben.
Genau deshalb ist eine zuverlässige betriebseigene Download-Lösung entscheidend. Mit myTacho lädt der Fuhrparkleiter oder Disponent die Daten von Fahrerkarten und Tachographeneinheiten direkt per Smartphone aus, ohne Werkstatttermin und ohne Wartezeit.
Ein myTacho-Set genügt für den gesamten Fuhrpark, unabhängig von der Fahrzeuganzahl. Die heruntergeladenen DDD-Dateien werden automatisch an die Auswertungssoftware weitergeleitet, ohne manuellen Dateitransfer.
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Wichtig ab 1. Juli 2026
Ab dem 1. Juli 2026 gilt die Tachographenpflicht auch für Fahrzeuge über 2,5 Tonnen im grenzüberschreitenden EU-Verkehr. Fahrer dieser Fahrzeuge benötigen eine gültige Fahrerkarte. Wenn Ihr Fuhrpark solche Fahrzeuge umfasst und Fahrer noch keine Karten besitzen, sollten Anträge jetzt gestellt werden.
Häufig gestellte Fragen
Können zwei Fahrer dieselbe Fahrerkarte verwenden? Nein. Fahrerkarten sind personenbezogen und dürfen nicht weitergegeben werden. Jeder Fahrer benötigt seine eigene Karte.
Was passiert, wenn ein Fahrer seine Karte vergisst? Der Fahrer muss zu Fahrtbeginn einen Tachographenausdruck erstellen und seine Aktivitäten handschriftlich eintragen. Dies gilt für maximal 15 Tage. Danach ist das Fahren ohne Karte ein direkter Verstoß gegen die Tachographenvorschriften.
Kann ein Fahrer mit einer Karte aus einem anderen EU-Staat in Deutschland fahren? Ja. EU-Fahrerkarten werden in allen Mitgliedstaaten anerkannt. Ein Fahrer mit einer in Österreich oder Polen ausgestellten Karte kann ohne Probleme in Deutschland fahren.
Was kostet die Fahrerkarte in Deutschland? In der Regel zwischen 30 und 41 Euro für die Erstausstellung oder Verlängerung. Für Ersatzkarten bei Verlust oder Diebstahl fallen je nach Bundesland 60 bis 85 Euro an.
Muss der Arbeitgeber die Kosten der Fahrerkarte übernehmen? Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Erstattung der Kartenkosten durch den Arbeitgeber haben.
Überblick: Wichtige Fristen und Maßnahmen
| Situation | Erforderliche Maßnahme | Frist |
|---|---|---|
| Neuer Fahrer | Antrag bei zuständiger Stelle stellen | Rechtzeitig vor Arbeitsbeginn; Bearbeitungszeit ca. 2 Wochen |
| Karte läuft ab | Verlängerung beantragen | Rechtzeitig vor Ablauf |
| Karte verloren oder gestohlen | Meldung an Ausgabestelle, ggf. Polizeiliche Anzeige, Ersatzkartenantrag | Unverzüglich, Antrag innerhalb von 7 Tagen |
| Fahren ohne Karte | Tachographenausdrucke zu Fahrtbeginn und Fahrtende | Maximal 15 Kalendertage |
| Datendownload Fahrerkarte | DDD-Datei herunterladen | Alle 28 Tage |
| Datendownload Tachographeneinheit | DDD-Datei herunterladen | Alle 90 Tage |
| Alte Karte nach Erhalt der neuen | Karte mitführen | 28 Tage nach Erhalt der neuen Karte |
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